Emplear el sistema de pólizas.

Ventajas:

Mayor división del trabajo.
No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.
Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.
Desventajas:

El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.
Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.


Registro de polizas.

Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberan anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.
La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada.
Con respecto al numero de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.
De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicara que no d}se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros. Al final del periodo de concentración deberan obtenerse la sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, así como también analizar el espacio de varias cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en el diario general, de los comúnmente expresados como de:

Varios a varios
Errores y contrapartidas: cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, deberan, en principio, observarse las reglas generales para llevarse a cabo la cooperación por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requieren seguir determinados procedimientos para su corrección.

Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:

Errores que se cometen en las pólizas, y
Errores que se cometen en el registro.
Errores en la polizas. Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos:
Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea registrada.
Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.


Ventajas e inconvenientes del sistema
Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de pólizas pueden sintetizares así:
Ventajas. Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en hojas sueltas es posible producir simultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando se tienen establecidos diarios empastados, en los cuales las anotaciones se hacen en forma manuscrita.
Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.
El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que, evidentemente, resultan mas manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros diarios.
Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por orden progresivo de su localización.
Inconvenientes: como el registro de pólizas se lleva en la forma tabular, es relativamente fácil que se cometan errores consistentes en hacer cargos o abonos a cuentas que no correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugar de abonarla.
La operación del sistema puede significar, para negocios de poca importancia, un costo relativamente elevado, ya que se requier4e la impresión de formas especiales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado para manejar correctamente el registro de operaciones, tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se anotan.
Sistema de polizas de diario y caja: este sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario.
La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema de diario y caja cada tipo de operación se anota directamente en un diario especial, en este sistema de pólizas, se registra en pólizas especiales, de las que vamos a ocuparnos ahora.
la clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que las pólizas sean de las siguientes dos clases:

1.-pólizas de caja.


2.-pólizas de diario.

Polizas de caja: las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aq2uellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero.
Polizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.
Formas: a continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cada una de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema de póliza única.

Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes:
1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne.
2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:

Columna para la fecha de la operación.
Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada.
Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos.
3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:

• Quien la preparó
• Quien la revisó
• Quien la autorizó